Notice informative relative à la prise de rendez-vous en ligne

Le Centre Hospitalier du Nord (ci-après CHdN) est soucieux de la protection des données personnelles. Le CHdN s’engage à assurer un grand  niveau de protection de vos données personnelles et de transparence en conformité avec la règlementation (Règlement Européen n° 2016/679 sur la protection des données du 27 avril 2016 ci-après RGPD et à tout texte ultérieur remplaçant ou complétant ce texte (en particulier la loi du 1er août 2018 portant organisation de la Commission nationale pour la Protection des données et mise en œuvre du RGPD).

Dans ce contexte, nous souhaitons vous informer sur la façon dont nous collectons, traitons et protégeons vos données dans le cadre de la prise de rendez-vous en ligne, via notre site web (ci-après « webbooking »).

Ce document est susceptible d’être remis à jour régulièrement.

Responsable du traitement

Le Centre Hospitalier du Nord (ci-après CHdN) dont le siège social est établi au 120, avenue Salentiny L-9080 Ettelbruck (pour ses 2 sites d’Ettelbruck et de Wiltz) est le responsable de traitement des données personnelles des patients dans le cadre de leur prise en charge.

La responsabilité et la surveillance des données personnelles incombent à la Direction Générale du CHdN.

Quand sont collectées vos données ?

Lorsque vous prenez rendez-vous via notre système de webbooking, vous devez nous communiquer les informations nécessaires à la création de votre compte, à la prise et la gestion de votre rendez-vous. Les données sont collectées lorsque vous créez votre compte et que vous remplissez le questionnaire et lorsque vous choisissez votre plage de rendez-vous.

Le CHdN ne collecte que les données qui sont nécessaires à l’exécution de votre demande. Les données sont collectées et traitées de manière transparente, conformément au RGPD.

Catégories de données traitées – collectées

Les données personnelles qui peuvent être collectées via notre système de webbooking sont les suivantes :

• des données d’identification (nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.) ;
• des données de santé (ordonnance médicale, etc.) ;
• le numéro de matricule national ;
• les données relatives à votre rendez-vous.

Le caractère facultatif ou obligatoire de la collecte de chacune des données reprises dans les formulaires de contact est indiqué par le biais d’un astérisque *.

Base légales, finalités et objets des traitements de données vous concernant

Dans le cadre du webbooking, la finalité du traitement est d’organiser votre prise en charge par nos services et de fixer les modalités du rendez-vous. Ce traitement se fait sur base de l’article 9 du RGPD.

Lorsque vous remplissez le formulaire, il vous est demandé de fournir votre numéro de téléphone portable. Afin de garantir le bon fonctionnement de nos services, nous avons mis en place un système de SMS qui permet de vous :

• Envoyer un rappel avec l’heure, la date, le service et le site (Ettelbruck ou Wiltz) du rendez-vous ainsi que, le cas échéant, la nécessité d’être à jeun ;
• Informer de l’éventuelle annulation ou de l’éventuel report de votre rendez-vous.

Si vous ne souhaitez pas recevoir ces SMS, merci de nous en faire part.

Fournisseurs de service dans le cadre du webbooking

Le CHdN fait appel à un sous-traitant pour réaliser la maintenance et le support du logiciel de prise de rendez-vous en ligne sur son site web. Les relations avec ce sous-traitant sont conformes à l’article 28 du RGPD et sont soumises à des mesures de sécurité strictes.

Fournisseurs de service dans le cadre de l’envoi de SMS

Le CHdN fait appel à un sous-traitant pour l’envoi des SMS tels que stipulé ci-dessus. Ce sous-traitant n’a en aucun cas accès au contenu du SMS. Il conserve votre numéro de téléphone pendant une durée de 6 mois à des fins de validation, de vérification et de preuve de facturation. Les relations avec ce sous-traitant sont conformes à l’article 28 du RGPD et sont soumises à des mesures de sécurité strictes.

Durée de conservation des données

Nous veillons à conserver vos données personnelles pendant une durée qui n’excède pas la durée nécessaire aux finalités exposées ci-dessus ou conformément à ce qui est prévu par la loi applicable.

Les données fournies via notre système de webbooking font partie intégrante de votre dossier patient informatisé.

Les  droits en matière de protection des données concernant les patients et les personnes concernées

Conformément à la règlementation, vous bénéficiez de droits d’accès, de rectification, d’opposition, de suppression et de portabilité des données vous concernant recueillies via ce site internet.

Pour exercer vos droits, contactez le Délégué à la protection des données (DPO) du CHdN soit via l’adresse email : protectiondesdonnées@chdn.lu, soit  via l’adresse postale : CHdN, 120, avenue Salentiny L-9080 Ettelbruck.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pourriez également effectuer une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données (« CNPD »), https://cnpd.public.lu/fr.html.

Il est nécessaire de fournir une copie de sa carte d’identité et de préciser le droit que la personne souhaite exercer. Le CHdN  s’engage à répondre à toute demande d’exercice des droits précités dans les délais légaux en vigueur. Chaque demande est suivie d’un accusé de réception. Une suite est donnée dans un délai de 30 jours. Pour les demandes complexes ou nombreuses, cette période peut être étendue à trois mois après réception de la demande. Le demandeur en sera alors informé dans le mois suivant la réception de sa demande. A noter que la copie de la carte d’identité sera détruite après le traitement de la demande.